Bazı vizeler varışta veya ülkenin büyükelçiliğine veya konsolosluğuna önceden başvurularak ya da bazen çıkış ülkesinde vizeyi veren ülkenin izniyle uzman bir seyahat acentesi aracılığıyla verilebilir. Kişinin kendi ülkesinde büyükelçilik veya konsolosluk yoksa, üçüncü bir ülkeye seyahat etmesi (veya posta yoluyla başvurması) ve orada vize almaya çalışması gerekir. Vize ihtiyacı genellikle başvuru sahibinin vatandaşlığına, ne kadar süre kalmayı planladığına ve ziyaret ettiği ülkede yapmak isteyebileceği faaliyetlere bağlıdır. Bunlar, farklı düzenleme koşullarına sahip farklı resmi vize kategorileri ile sonuçlanabilir.
Tüm ülkelerin olmasa da bazı ülkelerin karşılıklı vize rejimleri vardır: eğer A ülkesi B ülkesi vatandaşlarının oraya seyahat edebilmeleri için vize almalarını şart koşuyorsa, B ülkesi de mütekabiliyet uygulayarak A ülkesi vatandaşlarından vize isteyebilir. Aynı şekilde, eğer A ülkesi B ülkesi vatandaşlarının vizesiz giriş yapmalarına izin veriyorsa, B ülkesi de A ülkesi vatandaşlarının vizesiz giriş yapmalarına izin verebilir.
Bu tür karşılıklı vize rejimlerinin örnekleri şunlardır
Vize vermek için bir ücret talep edilebilir; bunlar da genellikle karşılıklıdır, yani A ülkesi B ülkesi vatandaşlarından vize için 50 USD talep ediyorsa, B ülkesi de genellikle A ülkesinin ziyaretçileri için aynı tutarı talep edecektir. Alınan ücret her bir elçiliğin takdirine de bağlı olabilir. Benzer bir mütekabiliyet genellikle vizenin süresi (ülkeye giriş talebinde bulunulmasına izin verilen süre) ve vize ile giriş yapılabilecek giriş sayısı için de geçerlidir. Bazı ülkeler için vize başvurusunun hızlandırılmış işleme tabi tutulması genellikle ek ücrete tabi olacaktır.
Bu karşılıklı ücret, Amerika Birleşik Devletleri'nin çeşitli ülkelerin vatandaşlarından 100 $ vize işlem ücreti (vize verilmese bile iade edilmez) alma kararıyla son yıllarda daha yaygın hale gelmiştir. Aralarında Brezilya, Şili ve Türkiye'nin de bulunduğu bir dizi ülke bu uygulamaya karşılık vermiştir. Brezilya, ülkeye girişten önce önceden vize alınmasını ve ABD vatandaşlarının varışta parmak izlerinin alınmasını ve fotoğraflarının çekilmesini şart koşmaktadır ki bu da ABD'nin Brezilyalılar ve diğer yabancılar için aradığı şartlarla örtüşmektedir.
Genellikle ülkenin dışişleri bakanlığının veya departmanının (örneğin ABD Dışişleri Bakanlığı) bir şubesi olan düzenleyen makam ve tipik olarak konsolosluk işleri memurları, başvuru sahibinden uygun belgeleri talep edebilir. Bu belgeler arasında başvuru sahibinin ev sahibi ülkede kendi geçimini sağlayabileceğine dair kanıt (konaklama, yemek), başvuru sahibini evinde ağırlayan kişinin gerçekten var olduğuna ve başvuru sahibini ağırlamak için yeterli odaya sahip olduğuna dair kanıt, başvuru sahibinin sağlık ve tahliye sigortası yaptırdığına dair kanıt vb. yer alabilir. Bazı ülkeler, özellikle uzun süreli vizeler için sağlık durumunun kanıtlanmasını istemektedir; bazı ülkeler ise AIDS gibi belirli hastalıkları olan kişilere bu tür vizeleri vermemektedir. Kesin koşullar ülkeye ve vize kategorisine bağlıdır. Uzun süreli ikamet edenlerden HIV testi isteyen ülkelerin önemli örnekleri Rusya [4] ve Özbekistan'dır. [5] Ancak Özbekistan'da HIV testi şartı bazen katı bir şekilde uygulanmamaktadır. [6]
Gelişmiş ülkeler, vize geçici bir kalış içinse ve özellikle de başvuru sahibi gelişmekte olan bir ülkeden geliyorsa, göçmenlik kaygıları nedeniyle sıklıkla kendi ülkesine dönme niyetine dair güçlü kanıtlar talep etmektedir.
Düzenleyen makam ayrıca başvuru sahiplerinden herhangi bir suçtan hüküm giymediklerini veya belirli faaliyetlere (fuhuş veya uyuşturucu kaçakçılığı gibi) katılmadıklarını kanıtlamalarını isteyebilir. Bazı ülkeler, yolcuların pasaportlarında o ülke tarafından tanınmayan bir ülkeye vatandaşlık veya seyahat kanıtı gösterilmesi halinde vizeleri reddedecektir. Örneğin, Suudi Arabistan İsrail vatandaşlarına veya İsrail'i ziyaret ettiğine dair kanıt bulunanlara vize vermeyecektir.